La pianificazione aziendale parte dalla definizione degli obbiettivi e delle strategie per raggiungerli.
Applicare allo studio di amministrazioni immobiliare la pianificazione aziendale è indispensabile. Di anno in anno occorre pianificare il numero massimo di unità immobiliari che lo studio è in grado di gestire ma anche il tasso di crescita necessario per arrivare a questo traguardo. Lo studio non può crescere in modo incontrollato per evitare un tracollo e la mancanza di risorse necessarie a soddisfare tutti i bisogni dei clienti.
Occorre quindi la definizione di obbiettivi di crescita trimestrali, semestrali e annuali che da un lato assicurino la copertura dei cost e dall'altro la possibilità di gestire nei tempi e nelle scadenze di legge il carico di lavoro.
Anche sotto il profilo dell'organizzazione dei compiti la pianificazione è uno strumento fondamentale per garantire il rispetto di tempi e scadenze e in senso più ampio, il rispetto della qualità del servizio erogato.
Che benefici dà la pianificazione?
Molti amministratori non dedicano tempo a queste problematiche perché non comprendono che benefici dà la pianificazione.
Lavorare per urgenze o senza uno schema preciso appesantisce la mente ed espone al rischio di errori di ritardi che generano malcontento nel cliente.
Per i clienti conoscere tempistiche certe evita frustrazione e aumenta la vostra autorevolezza.
Un ottimo strumento di pianificazione può essere il Kanban che consente di controllare lo stato di avanzamento dei progetti in modo visuale.
Per realizzarlo è molto facile: una semplice lavagna bianca, nastro adesivo colorato e post-it di colori diversi.
In alternativa è possibile categorizzare le pratiche secondo la matrice di Eisenhower.
Per raggiungere il primo utilizzerò la matrice di Eisenhower, che ci aiuta a catalogare i progetti secondo due criteri:
- importanza
- urgenza.
La rappresentazione di questi avviene come su un asse cartesiano dove ricaviamo 4 quadranti:
- quello in alto a sinistra colorato di giallo è il più pericoloso, dove inserire le cose importanti e urgenti, occorre cercare di lasciarlo sempre vuoto perché grazie alla pianificazione le cose non diventino mai urgenti
- Il rettangolo a fianco è per le cose molto importanti ma poco urgenti è il rettangolo della pianificazione
- sotto troviamo a sinistra il rettangolo delle cose poco importanti ma molto urgenti. Queste ultime possono essere delegate, su queste VOGLIO farmi aiutare e per farlo devo imparare a chiederlo.
- l'ultimo quadrante è dedicato alle cose poco importanti e poco urgenti, secondo molti coach sono cose da cancellare dalla nostra lista, ma io penso che non sia così. Magari sono cose che ci fanno stare bene, sono cose sciocche ma che ci illuminano le giornate più buie per cui non le cancello.