Richieste di interventi urgenti, cambi di anagrafica, richieste di informazioni che cadono nel vuoto…sempre colpa di “amministratori poco reperibili, disattenti o poco disponibili” Sempre colpa di “condomini confusionari, poco chiari e pedanti”…

La verità come sempre sta nel mezzo. Sicuramente ci sono modalità che agevolano la comunicazione e la soluzione dei problemi. La comunicazione si può schematizzare identificando un emittente (il condomino) che invia un messaggio (segnalazione, richiesta informazioni o comunicazione) al destinatario (amministratore condominiale) attraverso un canale (telefono, mail, whatsapp, lettera ecc.…)

 Perché la comunicazione sia efficace, tutti questi elementi devono essere ottimizzati e funzionare al meglio. 

Vediamoli uno a uno:   

EMITTENTE:     

La prima cosa, la più importante è identificarsi. Sembra una banalità ma non è così. Spesso l’amministratore riceve messaggi senza riuscire a identificare il mittente. Esempio di messaggio in segreteria: “Buongiorno sono il condominio via Verdi...”  Tutto il condominio?? Esempio di chiamata: “Buongiorno sono un ragazzo che abita in via Verdi” che tradotto è “sono l’inquilino della signora tal dei tali di via Verdi n. 5 piano 2 interno 4” Insomma, qualsiasi sia il canale utilizzato specificare sempre: condominio nome e cognome ruolo (proprietario, inquilino, coniuge…) motivo della chiamata.

DESTINATARIO: 

L’amministratore può indicare ai condomini i vari canali di comunicazione e orari di reperibilità ma è sempre bene ricordare ai condomini che lo studio non è un servizio di emergenza paragonabile ai carabinieri o ai vigili del fuoco.

Ripetiamolo tutti insieme "L'amministratore si contatta fuori dall’orario di ufficio solo per comprovate emergenze"...e anche qui potremmo aprire un discorso infinito su quali siano queste comprovate emergenze. C'è sempre la possibilità, a pagamento, di attivare servizi di reperibilità h24 attraverso call center, chiaramente questa modalità incide sulla qualità degli interventi e sui costi condominiali. 

MESSAGGIO:    

Per una buona riuscita del processo comunicativo il messaggio deve essere: chiaro, breve e dettagliato. La stessa fatica che l'Amministratore fa a interpretare messaggi non chiari e poco dettagliati pensate sempre che la fa un condomino che si trova davanti a comunicazioni confuse e bilanci poco trasparenti. Un piccolo suggerimento? Pochi giri di parole, se vogliamo avere un'informazione utilizziamo domande dirette come "Mi potrebbe gentilmente inviare la scheda anagrafica aggiornata?", questo perchè banalmente vedere un punto di domanda facilita l'invio di una risposta e elimina qualsiasi equivoco.

CANALE DI COMUNICAZIONE:     

Anche il canale di comunicazione da utilizzare è importante anzi direi fondamentale. Una richiesta urgente non può essere inviata via mail perché non è detto che queste siano costantemente monitorate, come per contro una comunicazione ufficiale non può essere fatta verbalmente e questo è l'aspetto forse più difficile da trasmettere ai condomini. Bisogna educare i condomini: a una mail di una richiesta urgente di intervento si risponderà indicando il numero da chiamare oppure a un messaggio whatsapp su un chiarimento contabile si indicherà l'indirizzo mail dello studio e gli orari di ricevimento.

Tutto ciò è basato solo su un tipo di comunicazione: quella verbale, ma esiste solo questa? 

Sorpresa!! Solo il 7% di ciò che diciamo si basa sulle parole! Il restante 93%? Eccolo qui, tra il modo in cui diciamo le cose (paraverbale al 38% con volume, tono, cadenza) e tutto ciò che facciamo senza proferire parola (non verbale al 55% con gestualità, postura, prossemica).

La comunicazione non verbale è quasi più importante delle nostre competenze tecniche, contabili o legali. È quel 55% che fa davvero la differenza: espressioni facciali, gesti, postura, è il momento di raffinare anche questo aspetto delle skill dell'amministratore. Dobbiamo essere consapevoli dei messaggi che inviamo non solo via mail o al telefono ma anche attraverso il linguaggio del corpo. Uno sguardo comprensivo, una postura rilassata ma sicura di sè e una gestualità ampia e tranquilla possono fare la differenza.