Come comunicare in condominio

Quante volte avete scritto una lettera ai condomini senza ottenere i risultati sperati?

Quante volte i cartelli non vengono letti o peggio non vengono capiti?

Non vi sembra alle volte di parlare un’altra lingua?

Ci sono alla base della comunicazione poche e semplici regole che possono agevolare ampiamente il vostro lavoro e rendere le vostre comunicazioni molto più efficaci.

3 scimmiette; non vedo, non sento e non parlo

diversai stili di comunicazione come tra cane e gatto

Sfatiamo il mito: non esiste il "comunicare bene"

Tutte le volte che comunichiamo ci sembra di avere la certezza che il messaggio agli altri risulti chiaro.

Ecco...non diamolo per scontato.

Ricordiamoci che ognuno di noi ha standard, abitudini e conoscenze che non è detto che siano condivisi. Un esempio? Il concetto di puntualità nei pagamenti non è oggettivo, facciamo un esperimento.

“Si chiede il versamento della rata entro 5 giorni”

Questo é un messaggio preciso, che indica con chiarezza la richiesta e la scadenza.

"Si chiede il versamento della rata appena possibile"

Questo messaggio, a differenza del primo, é poco preciso e il senso cambia da interpretazione a interpretazione.

È meglio evitare espressioni come “prima possibile ” "al piú presto"e cosí via, queste possono creare malintesi e tensioni tra amministratore e condomini

Una parola è poca e due sono troppe

Avvisi e cartelli devono avere frasi brevi, semplici e parole chiave. Dobbiamo cercare di comunicare i concetti più importanti nella parte iniziale del messaggio: raramente le persone leggono tutta la comunicazione, soprattutto se molto lunga o logorroica.

Non escludiamo anche l’utilizzo di immagini e foto che possono agevolare la comunicazione e la comprensione. Le immagini possono aiutare a rafforzare i concetti: in una lettera relativa all’uso corretto delle fognature può essere utile mettere l’immagine dei prodotti da non gettare in fogna. Foto e disegni aiutano anche destinatari stranieri o persone con dislessia.

Mirare bene

Inviare una circolare a tutti i condomini può generare il malinteso che un eventuale richiamo riguardi qualcun altro. Meglio una comunicazione diretta e personalizzata.

La forma

Anche la scelta della forma con la quale si invia la comunicazione ha il suo peso.

La raccomandata, da un lato, oltre che a fornire prova del ricevimento, rende la comunicazione istituzionale, mentre una mail o un messaggio Whatsapp sono riservate a comunicazioni “di servizio” che necessitano un ricevimento veloce.

Prima di scegliere il mezzo di invio valutiamo sia i tempi con i quali il destinatario riceverà il messaggio, sia le modalità con le quali ci risponderà.

Uno scambio di mail potrà avvenire in giornata, uno scambio di raccomandate richiede sicuramente più tempo. Alcune comunicazioni, sia sotto il profilo legale che di efficacia, necessitano la forma scritta, ma per altre è consigliabile utilizzare la comunicazione verbale (ad esempio una telefonata), al fine di evitare una catena infinita di botta e risposta e il rischio di non capirsi. Spesso con una telefonata di pochi minuti si risolvono problemi che potrebbero generare decine di mail e l’impiego di molto più tempo da parte dell’amministratore, senza contare che agli occhi del condomino una telefonata da parte dell’amministratore può apparire una forma di cortesia e attenzione che ben dispone e aiuta a risolvere prima qualsiasi problema.

Il tono di voce

La scelta del tono di voce è fondamentale, per dare peso, efficacia e la giusta rilevanza al messaggio.

"Per favore non gettate mozziconi dalle finestre. Grazie per la collaborazione"

"Chi getta mozziconi dalle finestre è un incivile!"

"Vi ricordo che ai sensi del regolamento è vietato gettare mozziconi dalle finestre. I trasgressori saranno puniti a termini di legge"

Quale messaggio secondo voi potrebbe ottenere migliori risultati?

La risposta

Leggere la risposta e gestirla è fondamentale per evitare che la comunicazione inviata risulti inutile. Ad esempio se inviamo un sollecito di pagamento e alla risposta del condomino, che sostiene di aver saldato, non diamo seguito tutto sarà vano.

Per cui l'unica soluzione é seguire attentamente la risposta ricevuta e tenere a mente che potrebbe arrivare anche su canali diversi da quello da voi scelto, giusto per complicare un po’ le cose.