La convocazione assembleare

Come convocare l'assemblea

Sempre più spesso i condomini contattano l’amministratore per chiedere di non ricevere raccomandate. Spiegano che sono un costo inutile, che poi non riescono a ritirarle in giacenza, che altri amministratori non le utilizzano. Ebbene è il caso di fare chiarezza. Le modalità di convocazione assembleare sono elencate in modo tassativo dall’articolo 66 disp.att.cc. 3 comma come riformato dalla legge 220/2012.

L'avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell'articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati.

Fumetto e busta per convocazione assemblea in condominio

Quindi le modalità riconosciute dal codice sono le seguenti:

  • Posta raccomandata
  • Posta elettronica certificata
  • PEC
  • Fax
  • Consegna a mano  

Convocazione dell'assemblea tramite PEC

L’utilizzo della PEC avviene in modo corretto quando si invia PEC su PEC, solo cosí la comunicazione assume valore legale. L’invio di una PEC su mail non certificata e non garantisce la ricevuta di invio. Molti amministratori, ma anche alcuni uffici della pubblica amministrazione, ancora non si attengono a queste modalità. Il costo di una casella PEC è abbastanza irrisorio e la sua gestione è estremamente semplice. Essa semplifica la ricezione ed elimina i costi di fotocopie e le spese postali. Per un corretto utilizzo è necessario che la casella sia costantemente presidiata altrimenti si rischia di perdere comunicazioni importanti e far decorrere i termini con conseguenze legali importanti. La maggior parte dei gestori PEC dà la possibilità di ricevere un alert via SMS per ogni PEC ricevuta. Si precisa che i costi postali e di cancelleria, per giurisprudenza consolidata, devono essere tassativamente divisi in millesimi di proprietà per cui solo se tutti i condomini utilizzeranno la PEC si assisterà a un evidente risparmio, altrimenti gli utilizzatori di PEC continueranno a partecipare  alle spese postali altrui. 

Convocazione assemblea tramite FAX

L’utilizzo di un mezzo arcaico come il fax porterebbe ad addebitare costi ingenti al condomino nonché a compromettere la leggibilità degli allegati nella maggior parte dei casi. Per allegati corposi questo mezzo non è particolarmente adatto. Rimane da capire se lo studio amministrativo sprovvisto di questo mezzo possa essere costretto ad utilizzarlo in caso di richiesta da parte del condomino, o se piuttosto, come riteniamo, sia lo studio che possa scegliere quali tra questi mezzi offrire ai propri condomini. 

Convocazione assemblea tramite consegna a mano

La consegna a mano, tanto richiesta dai condomini, porta all’amministratore problemi di tempistiche. Se il condomino non si presenta a ritirare nei tempi, l’amministratore si vedrà costretto ad utilizzare il servizio postale che ha tempi di spedizione sulle raccomandate ordinarie j+4 (ricezione entro il quarto giorno successivo a quello di invio). Il servizio di raccomandata 1, più celere e decisamente più costoso, non copre l’intero territorio italiano e crea dilatazione dei tempi nella gestione delle giacenze. Per ottemperare pertanto i tempi previsti dall’articolo 66 disp.att.cc. 1 comma l’amministratore dovrebbe convocare con almeno 15 giorni di anticipo. E non sempre ciò è possibile gratuitamente. 

Convocazione assemblea tramite posta tradizionale 

L’utilizzo della posta tradizionale rimane la modalità più diffusa. Per ovviare alle difficoltà di gestione delle giacenze è possibile utilizzare le poste private che sono molto più elastiche nella gestione delle giacenze e comprendono nei costi anche la possibilità di consegna di cortesia. Per agevolare la ricezione ed evitare la giacenza si suggerisce l’invio di una copia cortesia della convocazione anche via mail normale. Questo agevolerà l’archiviazione in pdf dei documenti e la ricezione degli stessi per i condomini che comunque non riescono a ritirare le raccomandate in tempo. Anche se recentemente la Cassazione, con la Sentenza 4 del 03 Gennaio 2019, ha affrontato l’argomento della convocazione via mail (in un caso peraltro abbastanza particolare), occorre attendere le sentenze successive sul tema per poter affermare che l’utilizzo di questo mezzo, pur non riconosciuto dal codice, sia un orientamento consolidato da parte degli ermellini.

Il nostro consiglio

Al momento ci sentiamo di consigliare a tutti gli amministratori di attenersi strettamente a quanto previsto nel codice e ai condomini che volessero evitare la raccomandata cartacea di dotarsi di PEC, anche al fine di esporre il condominio ad eventuali e costose impugnazioni.


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