5  trucchi per ottenere i risultati sperati

Le riunioni settimanali croce e delizia di ogni team. Una risorsa o una inutile perdita di tempo? 

Perchè il Briefing sia una risorsa è indispensabile che:

• venga preparato in anticipo: gli argomenti devono conosciuti in anticipo dai partecipanti
• diventi un'abitudine 
• sia di durata predefinita 
• abbia un moderatore
• abbia un verbalizzatore

...Non esiste nulla di più frustrante che partecipare a riunioni inutili o inconcludenti.

Preparare la riunione in anticipo è un compito che spetta a tutto il team e non solo all’amministratore. Una buona idea può essere quella di utilizzare una bacheca comune (reale o digitale) nella quale durante la settimana tutti annotano i punti da discutere. 

Il briefing deve essere una abitudine , una routine consolidata. Perché questo avvenga deve essere sempre svolto lo stesso giorno della settimana: o il venerdì in previsione di quella successiva o il lunedì mattina prima di dedicarsi al lavoro. Il briefing è sacro e nulla può annullarlo!

La durata non deve superare i 60/90 minuti in considerazione del fatto che la curva dell’attenzione dopo 25 minuti tende a scemare. Sapere quanto durerà aiuta a dare ritmo agli interventi e scandire gli argomenti in modo che tutti possano essere affrontati

Uno dei partecipanti deve fungere da moderatore, il suo compito è cronometrare gli interventi e gli argomenti, introdurre la discussione e soprattutto far sì che non si perda il focus della discussione. Un moderatore efficace utilizza le tecniche di coaching come l’ascolto attivo, la sospensione del giudizio e soprattutto la ricapitolazione per rendere efficace il confronto tra i partecipanti

Il verbalizzatore prende appunti, tiene traccia degli interventi e mette a disposizione del team il sunto della discussione 

Al termine dell’incontro può essere utile verificare l’agenda di studio per la settimana in modo che tutti sappiano le cose da fare e chi le farà

E tu? Come sono i briefing con il tuo team?